Google在线办公系统试用评价

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所属分类:[网络资讯]

随着网络技术的发展,一些实用且有趣的在线程序频频发布,如:在线办公系统、在线图片处理、在线输入法等等,它们具有方便、省时、免安装的优点,因此受到越来越多人的喜爱。谷歌推出了在线办公软件的中文版本——Google文件,就是这么一款免安装的在线办公系统。下面大家一起体验一下吧。

  一、注册帐户,获取使用权

  在浏览器地址栏中输入http://docs.google.com/ ,即可进入Google文件主页。然而要想使用Google文件的相关服务,就必须先注册Google帐户,点击“创建新的Google帐户”链接,按照提示填写注册信息,完成后,单击“我接受;创建我的帐户”即可。

  登录Google帐户

  返回Google文件主页后,在电子邮件栏中输入注册时的邮箱地址,在密码栏中输入相关密码,单击“登录”按钮即可进入到自己的Google文件空间,Google文件为每个文档和电子表格的大小设置了上限,其中每个文档最大可达500KB,每个电子表格最多可有10000行或20页。

Gmail帐户登录Google文件

  二、熟悉的Office操作模式

  1、支持多种上传方式

  进入Google文件后,即可创建文档和电子表格,操作和使用方法与微软Office差不多。Google文件支持的文档格式有:html、txt、doc、rtf、odt和sxw;而支持的电子表格类型则包括:csv、xls和ods。

  除了自行创建文档和电子表格外,Google文件还支持文件上传功能,点击“上传”链接,进入上传页面上传即可。Google文件的上传功能支持本地硬盘、网上文件和电子邮件发送三种上传模式,在利用本地硬盘上传和网址上传过程中,Google文件允许用户对上传文件进行重命名。

  支持三种上传方式

  小提示:在利用Google进行文档或电子表格编辑过程中,应保证网络带宽及网络畅通,否则处理会失败。

  从本地电脑上传文件

  a.用户可以从本地电脑把文档直接上传到Google Docs。具体操作跟一般网站上传文件没有大的区别。  点击“浏览”选择上传文档

  b.每个Google Docs上的文档都有一个特定的电邮地址,用户也可以向指定的地址电邮创建文档。

可以用两种方式电邮创建文档:

  没有附件的电邮。这时电邮的标题就变成文档的标题,电邮的内容变成文档内容。

  有附件的电邮。这时每个附件文件名转为文档标题,附件内容转成文档内容。

  用户可以直接从其它网页或是文档上复制带链接的文字到Google Docs上,但有的时候,用户还是要自己添加和修改文字链接的。

  如下图,首先用户选择了要加链接的文字后,点击工具栏上的“链接”图标,创建文字链接

  然后在弹出的窗口中填入相应的信息,再点“确定”就行了。

添加与修改文字链接

  2、特殊字符也可输入

  在使用Office办公软件编辑文档时,常常需要输入一些特殊字符,而键盘上并没有提供这些字符的按键,如:平方米(㎡)、千分号(‰)等等,通常我们都会利用插入符号的方法进行字符查找输入。

  Google文件同样提供了“特殊字符插入”功能,在文档编辑页面中,切换至“插入”选项卡下,点击“特殊字符”链接,在打开的“插入特殊字符”窗口中,点击需要输入的字符即可。

插入特殊字符

  3、文件内容比较直观

  Google文件的文档编辑页面提供了“修订版”选项卡,这一功能类似于Word 2007中新增的“比较”功能。

  在进行文档的修订时,通常很难区分修订前、后的内容,Google文件的“修订版”功能可以记录所有用户手动更改、保存过的文档版本,有效防止误操作发生,还能让你在修改中针对同一文档的多个版本进行对比。

  而在Google文件的电子表格中,则提供了“版本”选项卡,类似于文档中的“修订版”功能,可对电子表格进行内容比较,对于共享的文档和电子表格,Google文件还将详细记录每次更改、保存的用户名。

  4、文件可定时自动保存

  通常我们在编辑文档或电子表格的过程中,总会忘记保存文件,当遇到特殊情况时(如:突然停电、系统死机等问题)就难以应对,导致辛苦了半天所写的文件内容白白丢失。

  在Google文件中增加了人性化的定时保存功能,用户无须进行设置,即可高枕无忧的编辑文件,Google文件默认情况下三分钟保存一次,并会显示保存日期和时间。

  三、协作发布,网络共享

  除了强大的文件编辑功能外,Google文件还具备多人协作、公开发布和网络共享功能,所有者对文档和电子表格具有所有权,可编辑文档和电子表格,还可邀请更多的协作者和浏览者加入进来。协作者也可以参与编辑文档和电子表格,同样可以邀请更多的协作者和浏览者(但电子表格的所有者有取消该权限的功能),浏览者可以查看文档和电子表格的最新版本,但无法作出更改。

  打开任一文档或电子表格,点击右上角的“协作”链接,进入协作编辑邀请发送页面,在邀请框中可以填写协作者和浏览者的电子邮件地址。然后,单击“邀请这些人员”按钮发出邀请函。

邀请协作者和浏览者

“是否要将此文档通知这些人?”窗口

  协作者在收到邀请函后即可进行文档或电子表格编辑操作,但需要注意的是,协作者必须拥有Google帐户才能进行文档和电子表格的编辑。

  Google Docs有很容易使用的文档权限管理,因此,Google Docs非常适合用于网上协同编辑文档。

  在Google Docs上有很多种方法进入到文档权限管理的页面。比如,

  A.用户可以在Google Doc的第一页文件列表上点击相应的“立即共享”链接。

  B.或者,用户可以在编辑文档的时候点击右上方的“协作”标签进入到文档权限管理的页面。

  Google Docs的文档只有两种权限:

  协作者。协作者拥有对此文档的可读写权限。协作者也可以修改此文档的权限。但协作者不能删除此文档。

  读者。读者拥有此文档的只读权限。

  当同时有多于一个用户在网上编辑文档时,用户可以看到Google Docs提示同时在线编辑协作者的名单。

  修改历史记录

  Google Docs记录下各个用户所有的修改记录。用户在编辑文档的时候,可以点击左上方的“修订版”标签进入修改历史记录的页面。

“修订版”标签

  在修改历史记录的页面上,用户可以看到各个协作者所做的修改。Google Docs对修改的地方用不同颜色高亮显示。并且,Google Docs也列出了对文档做过修改的各个协作者。在这个页面下,用户还可以选择把文档回复到某个指定的历史状态,比较各条修改历史记录及列出所有修改历史记录。

  保存文档

  用户在编辑文档时,点击页面右上方的“保存”或“保存并关闭”按钮就可以保存文档了。如果用户想放弃所做的修改,可以点击“放弃更改”按钮。

保存文档或放弃修改按钮

  发布文档

  用户可以把写好
文档发布到网上。发布与协作都能让其它人看到文档。协作可以设定权限,也就是限定什么人可以做什么事。而发布文档就没有这些设定了。文档一旦发布,任何知道已发布网址的人都可以看到文档,当然,是只能看,不能修改。

  在Google Docs上发布文档也很简单。用户在编辑文档的页面右上方点击“发布”标签,就可以进入发布页面。

“发布”标签

  在发布页面里,点击“发布文档”的按钮就可以直接发布文档;点击“张贴到博客”按钮就可以把文档发布到自己的博客上。

  Google Docs的发布到博客功能支持市面上很多博客系统,如WordPress,Typo,PLog等等。目前该在线编辑器提供的博客站点有七个提供商,国内的博客还是没有的,不过可以通过“自定义”方式解决,输入自己的博客地址即可。

  用户把文档发布后Google Docs会给出文档链接。发布后,其它人就可以通过这个链接看到文档。如果发布后用户对文档做了修改,用户必须把文档重新发布,其它人才能看到文档的改动。另外,用户也可以随时取消发布。

  发布电子表格

  回到创建文档的主窗口,点击“新建电子表格”就启动了表格的创建,如同EXECEL、WPS一样,只要它们应用的得心应手,那应用该编辑器也就没问题。从最初的建立表格、背景设置、字体设置、对齐方式、排序方式、公式等来应用于表格上。

总结:功能实用,足以应付日常需求

  Google以搜索引擎为中心,将其服务不断拓展,Google文件服务的发布,使用户在办公领域又多了新选择,相对昂贵的Office软件来说,Google文件提供的功能并不逊色,提供了我们常用的Word、Excel的相关功能,虽然提供的功能选项没有微软Office丰富,但足以应付我们日常的办公需要。

  通过试用,Google文件的文档和电子表格功能没有出现任何编码错误和兼容性问题,对中文的支持也比较好,其用户群体进一步扩大。除此之外,Google文件的最大优势就在于其一体化平台,集多种服务于一身,规模效应不可小视。如果由于种种原因而导致所使用的电脑上没有安装办公软件的话,Google文件的相关服务的确是不错的选择。

  Google文件与微软OFFICE二者的比较

  A.转向更新潮的Google

  自由的感觉。全年无休的服务、随时随地可以打开、任何获得许可的人都能进行工作……这是网络服务最诱人的一点,无论身处地球的哪个角落,只要有网络就能在浏览器里打开自己需要的文档。这样的文档储存方式除了比传统方式更方便之外,也非常有利于多人的协同工作和交流。

  文件储存方式与安全性。这个非常容易理解,在安全方面,你是更相信自己的杀毒软件和防火墙,还是相信Google提供的安全储存?

  减轻微软的束缚。越来越多的国家开始考虑转向Linux等开源软件。微软在为我们做的事情似乎过于多了点。每个转移到Google办公软件的人都会感到身上的束缚感少了一些,比起转移到昂贵的Mac OS X和复杂的Linux,Google的服务简单易行,而且还是免费的。

  价格。对于国内的个人用户来说,这个理由的参考意义显然不大。Office的官方售价是500美元,Google的服务从免费到每年50美元不等。这个因素可能会影响到很多不愿意在IT方面花掉太多预算的小企业。

  B.继续使用传统软件

  隐私。这是一件大事,尤其是对于工作方面的文件来说。Google是靠将无数网页上的内容记录在案并从中搜索的技术成名的,现在和以后,这个公司都不会停止这样的行为。尽管每个用户都曾得到过承诺,知道自己的邮件会被索引,但内容不会被公布,但有人在背后盯着的感受的确不好受。

  Google的程序尚不完整。最明显的,作为办公软件“三剑客”之一的PowerPoint还没有遇到挑战者。此时转向Google是无法完成工作方面所有需要的。而且Google一向喜欢给软件冠上BETA的名字,让人觉得不够安全。不是所有人都喜欢在网络上工作。

  大部分人还是觉得只有安装在自己电脑里的软件才能带来工作的感觉,这些人面对很多Web2.0程序时都会感到茫然失措。虽然更适合工作的用户界面和新技术正在减少这部分用户的数量,但他们仍然是一个相当大的群体。

  无法离线工作。网络服务的优势是随时随地、全年无休......但要使用它,最大的前提是一台能够连上网络的电脑。这就成了网络服务最大的弱点。别说交流和协作了,没网络的时候甚至连文件都打不开。

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